Bí quyết 5R để giao tiếp hiệu quả và thành công

Chúng ta giao tiếp hàng ngày, mọi lúc mọi nơi với đủ các loại người. Người thân có, người quen có và người lạ cũng có. Người già có, người trẻ có và người trung niên cũng có. Vậy chúng ta giao tiếp như nào cho hiệu quả? Giao tiếp thế nào để đảm bảo mục tiêu của cuộc nói chuyện đạt được theo ý của chúng ta.

6a00e54ee3905b883301b8d0d56577970

Xin chia sẻ cùng cả nhà Bí quyết 5R mà mình đã áp dụng từ lâu.

Chữ R số 1: Right Person – Đúng người

Hãy chọn đúng người cho cuộc nói chuyện. Ở một khía cạnh đơn giản, cần giải quyết vấn đề về hành chính thì gặp nhân viên hành chính, cần giải quyết vấn đề về lương thì gặp nhân sự. Thật đơn giản phải không?

Nhưng với một số vấn đề phức tạp hơn, việc chọn đúng người để giao tiếp không đơn giản.Ví dụ: bạn được phân công về phụ trách một phòng do sếp cũ của phòng vừa chuyển đi, phòng do bạn quản lý đang có nhiều vấn đề về đoàn kết, về công việc, nhân viên thì không nghe lời, tỏ thái độ chống đối. Bạn muốn thay đổi tình hình này bằng cách tận dụng tiếng nói của một nhân viên trong phòng cho khách quan. Lúc này bạn phải quan sát và chọn đúng người có tiếng nói, có tầm ảnh hưởng để trao đổi và thuyết phục.

Chữ R số 2 : Right Time – Đúng lúc

screen20shot202014-12-1420at2011-40-4820pmNói gì thì nói, nói cho ai thì nói, chúng ta phải chọn đúng lúc để mà nói. Nội dung hay, tốt nhưng không đúc lúc thì tác dụng cuộc nói chuyện cũng chưa chắc đã thành công. Ví dụ như nào? Ví dụ như:

  • Chúng ta có thể theo đồng hồ sinh học của con người, tránh các thời điểm nhạy cảm: sáng sớm, giữa trưa, cuối chiều khi đã mệt mỏi.
  • Chúng ta tránh lúc người đó đang tức giận, buồn bực..hoặc đang bận việc gì đó phải đi gấp chẳng hạn.

Vì vậy, trước khi nói, hãy tìm hiểu người đó, tìm ra khung thời gian phù hợp, kiểm tra lịch làm việc của họ, để setup Right Time mà mình sẽ triển khai cuộc nói chuyện. Xin sếp tăng lương mà lại chọn lúc đang bận phải đi họp để trình bày thì cứ gọi là:D

Chữ R số 3: Right Place – Đúng chỗ

Đúng chỗ là sao? Mỗi vấn đề sẽ có một chỗ (không gian) thích hợp để trao đổi, ta phải thinking về nó trước khi tiến hành. Ví dụ, trao đổi các công việc cá nhân thì nên mang ra ngoài cơ quan, trao đổi các vấn đề công việc thì nên làm việc trong văn phòng để có sự tập trung và hiệu quả cao. Hay như các “cụ” có câu “Khen công khai và phê bình bí mật”, đừng có mang lỗi của ai ra trước cuộc họp để phê bình và mong họ thay đổi, việc đó chỉ làm cho mọi thứ tồi tệ hơn mà thôi. Còn khi khen thì ngược lại, hiệu ứng cộng hưởng sẽ to lớn hơn rất nhiều lần bạn khen “trong phòng kín với tờ giấy khen” :).

Chữ R số 4: Right Content – Đúng nội dung

fluency-bWell, trước mỗi cuộc trao đổi, bạn thường chuyện bị những gì? Tôi chắc rằng câu trả lời của bạn là “Nội dung buổi nói chuyện” hay nói cụ thể hơn một chút nữa là chuẩn bị những gì bạn sẽ nói đúng không ah? Có bao nhiêu bạn trả lời YES? 😀

Điều đó đúng nhưng chưa đủ. Các cụ có câu “Nói gì không quan trọng, quan trọng là người khác nghe bạn nói như thế nào”. Bạn chuẩn bị nội dung nhưng khi nói ra họ không nghe, làm việc riêng và chống lại bạn, điều đó thật tệ hại.

Vì vậy, hãy chọn Right Content, chọn những gì người nghe muốn nghe để nói, và hãy nói theo cách mà người nghe muốn nghe. Ví dụ nhé:

  • Bạn cần giao việc cho ai đó, thay vì nói “Anh A làm việc này nhé, đến deadline không xong thì đừng trách”, ta hãy nói “Anh A ah, việc này đòi hỏi những kinh nghiệm chuyên sâu và tôi không thể giao cho ai ngoài Anh. Hãy hoàn thành đúng deadline nhé”.
  • Phòng bạn có một nhân viên nữ thường xuyên đi làm muộn. Qua một số nguồn tin bạn biết cô ấy bận đưa con đi học vì là 1 single mom. Tuy nhiên, vì lý do gì cũng ko thể để cô ấy đi muộn như vậy được. Bạn gọi vào phòng họp để nói. Thế thì , thay vì bắt đầu đi vào vấn đề chính, bạn hãy cho vài món khai vị như “Công việc chăm bọn trẻ vất vả nhỉ, anh chưa có gia đình nên không thể hình dung nó lại vất vả như thế”.Úi dzời, sướng mở cờ trong lòng, rồi sau vài câu hỏi han tiếp, bạn hãy nhẹ nhàng đi vào vấn đề chính được rồi đấy.

Chữ R số 5 : Righ Method  – Đúng cách

Bạn đã thực hiện được 4 chữ R trên nhưng nếu thiếu chữ R số 5 này thì cuộc nói chuyện sẽ khó lòng đạt 99,9999% hiệu quả (không có 100% trên đời đâu 😀 ). Khi nói chuyện, với mỗi người ta phải có một cách khác nhau.Ví dụ:

  • Khi nói với nhân viên, đừng đứng xa, với đôi tay khoanh trước ngực dể nói chuyện. Điều đó sẽ khiến cho chúng ta có tâm thế “ĐÓNG”, tạo “KHOẢNG CÁCH” với nhân viên và rất dễ tạo ra thế chống đối giữa hai người. Thay vì đó, hãy kéo ghế, ngồi cạnh và trao đổi cùng họ, thân thiện hơn nhiều rồi.
  • Nếu nói chuyện với trẻ nhỏ, hãy cũi xuống để mặt ta có cùng độ cao với mặt trẻ, cực hiệu quả.
  • Nếu nói với người lớn tuổi, hãy chậm rãi và từ từ, còn khi nói chuyện với người trẻ, hãy nhanh nhẹn và hoạt bát (nhưng đừng có liến thoắng ko là hỏng việc).

Vậy thôi, chúc cả nhà một ngày làm việc hiệu quả, giao tiếp thành công 😉

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s